So finden Sie das passende System
Lokal begrenzte Guthabenkarten erfreuen sich unter der Bezeichnung als „Stadtgutschein“ oder „City-Card“ bekanntermaßen großer Beliebtheit. Über 60% der Städte in Deutschland haben ein solches Modell zur Kaufkraftbindung bereits heute im Einsatz. Zumeist erfolgt die Abwicklung aktuell „analog“, d.h. die Verwaltungs-und Abrechnungsschritte sind größtenteils manuell. Mit zunehmendem Erfolg steigt der Aufwand stark an und die Fehleranfälligkeit nimmt zu. Einige Städte verzichten wegen dieses Aufwandes sogar ganz auf dieses effektive Stadtmarketinginstrument.
Dabei können die Herausforderungen mit Hilfe der Digitalisierung der Gutscheinabwicklung (Achtung: nicht Digitalisierung des Gutscheins!) einfach und effizient bewältigt werden. Darauf haben wir uns von Stadtguthaben spezialisiert. Leider hat dieser Trend dazu geführt, dass auch zahlreiche Gutscheinsysteme angeboten werden, die in Sachen Funktionalität, Sicherheit und auch Seriosität der Anbieter mangelhaft sind.
Wie können Sie als aktueller oder künftiger Herausgeber eines lokalen Gutscheins die Qualität und Seriosität der Software-Angebote bewerten und sich für den passenden Anbieter entscheiden? Zu diesem Zweck haben wir Ihnen im Folgenden eine „Entscheidungshilfe“ mit den wichtigsten Kriterien zusammengestellt und am Ende in einer Checkliste zusammengeführt. Wir hoffen, dass Sie mit Hilfe der Auswahlkriterien die für Sie und Ihre Stadt richtige Entscheidung treffen können.
Eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl des Gutscheinsystems ist die Frage nach dem Betreibermodell. Dahinter steckt die Frage, wer juristischer Herausgeber des Gutscheins ist. Wer hat die Vertragsbeziehung mit den Teilnehmern? Wer ist Inhaber des Gutscheinkontos und wer hat darauf Zugriff? Und auch: wem steht das nicht eingelöste Guthaben zu?
Einige Anbieter von Stadtgutscheinsystemen versuchen diese Betreiberrolle selbst übernehmen. Sie schließen die formale Vereinbarung mit den Akzeptanzstellen und wickeln auch die Geldflüsse über eigene (Treuhand-) Konten ab. Als Begründung wird oft angeführt, dass nur dadurch eine automatische Verwaltung und zeitnahe Abrechnung erfolgen kann und Sie als Stadt oder Verein keinen Aufwand mit der Abrechnung haben.
Achtung: Lassen Sie sich unter keinen Umständen die formale Herausgeberschaft des Gutscheins abnehmen! Sie sollten die Vertragsbeziehung zu den Akzeptanzstellen und auch den alleinigen Zugriff auf das Gutscheinkonto haben (also Ihr eigenes Konto und kein (Treuhand-) Konto eines Dritten). Es kommen regelmäßig Diskussionen auf, ob es sich regulatorisch und steuerrechtlich tatsächlich um einen lokalen Stadtgutschein handelt, wenn der juristische Herausgeber ein externes, nicht ortansässiges Unternehmen ist. Wir empfehlen daher dringend, ausschließlich solche Systeme in Betracht zu ziehen, bei denen Sie juristischer Herausgeber bleiben.
Als juristischer Herausgeber des Gutscheins haben Sie besondere Ansprüche an Transparenz, Zahlungs- und Betrugssicherheit. Die Hoheit über das Gutscheinkonto und über die Geldflüsse zu behalten ist besonders wichtig. Achten Sie auf folgende Funktionen:
Die Akzeptanzstellen sind diejenigen, die tagtäglich mit dem Stadtgutschein in Berührung kommen. Für diese handelt es sich kaufmännisch um eine Zahlart, die im Tagesgeschäft schnell und einfach nutzbar sein muss. Wichtig sind daher:
Auch und gerade für die Endkunden sollte das Modell einfach und komfortabel zu nutzen sein. Ein lokales Gutscheinmodell wird zwar zum Wohle der lokalen Akzeptanzstellen initiiert und betrieben, aber es muss immer zuerst an den Bedürfnissen der potenziellen Nutzer orientiert sein. Wichtige Kriterien sind daher:
Übrigens: Ca. 96% aller Stadtgutscheine werden offline verkauft bzw. automatisch durch den Arbeitgeber aufgeladen. Der Onlineverkauf ist also für den wirtschaftlichen Erfolg eines lokalen Gutscheinmodells nicht ausschlaggebend. Dennoch rundet dies das Angebot oft sinnvoll ab und bietet dem Nutzer erlebbare „Digitalisierung“. Seien Sie kritisch gegenüber Anbietern, die den Onlinekanal als wichtigsten Kanal in den Vordergrund stellen.
Lokale Arbeitgeber haben ein hohes Interesse an einem attraktiven Standort und sind in den meisten Fällen bereit, daran aktiv mitzuwirken. Bei „analogen“ Gutscheinmodellen nutzen Arbeitgeber diese daher schon heute oft als einmaliges Geschenk an die Mitarbeiter/innen (z.B. zu Weihnachten). Durch die digitale Abwicklung können lokale Arbeitgeber die Gutscheine aber auch als regelmäßigen steuerfreien Sachbezug einsetzen, ohne dass für sie ein Mehraufwand entsteht. Entsprechend wichtig ist es, dass das System professionelle und effiziente Prozesse für Arbeitgeber bietet:
Information: Zum 01.01.2022 wurde der maximale Betrag für den steuerfreien Sachbezug von 44€ auf 50€ angehoben.
Achtung: Seit dem 01.01.2020 gilt eine neue Definition für steuerfreie Sachbezüge. Lokale Stadtgutscheine sind in dem Zusammenhang explizit als gültiger Sachbezug bestätigt worden (unter der Bezeichnung „City-Cards“). Die Definition ist an das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) angelehnt. Demnach ist es für den Moment weiterhin unerheblich, ob der juristische Herausgeber des Stadtgutscheins ebenfalls eine lokale Organisation ist. Da dieser Sachverhalt jedoch regelmäßig in die Diskussion gebracht wird, sollten Sie sich diesem Risiko gar nicht erst aussetzen.
Digitale Stadtgutscheine sind ein Trend-Thema, wenn es um die Digitalisierung eines bestehenden „analogen“ Stadtgutscheins oder um eine Neueinführung geht. Dabei versuchen neuerdings vermehrt Anbieter von diesem Trend profitieren, die teils nur sehr rudimentäre Systeme anbieten. Für Laien ist eine Beurteilung oft nicht leicht, aber zwei sehr grundsätzliche Anhaltspunkte helfen bei der Beurteilung:
Wichtig: Machen Sie sich ein Bild davon, was der Anbieter als Kerngeschäft betreibt. Oft handelt es sich um Webdesign- oder Werbeagenturen, Betreiber von Online-Marktplätzen oder von Smart-City-Software. Zwar verfügen die Angebote über ein rudimentäres Stadtgutscheinsystem, allerdings wird der Trend im Kern genutzt, um darüber den Kontakt zu Städten herzustellen. Wählen Sie einen Anbieter, der sich möglichst vollständig auf Stadtgutscheinsysteme spezialisiert hat.
Die grundsätzliche Technologie und gleichzeitig die Sicherheit des Systems hängen meist eng zusammen. Als Laie ist es jedoch nicht immer leicht, eine fundierte Beurteilung vorzunehmen. Versuchen Sie daher, sich einen guten Eindruck über folgende Kriterien zu verschaffen:
Das Preismodell ist ein wichtiger Anhaltspunkt zur Beurteilung der Seriosität und Intention des Anbieters. Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen Anreiz hat, das Gutscheinsystem mit Ihnen weiterzuentwickeln, d.h. dass dieser am späteren Erfolg partizipiert und nicht vor allem vom Vertragsabschluss.
Achtung: Wenn Anteile am nicht eingelösten Guthaben beansprucht werden, ist dies als eher unseriös zu bewerten. Ein Anbieter sollte eine klare Preisstruktur haben und nicht mit Restwerten „zocken“. Zudem setzt das Modell grundlegend falsche Anreize. Der Anbieter hat in der Folge ein wirtschaftliches Interesse ein System anzubieten, bei dem möglichst wenige Gutscheine eingelöst werden.
Das Stadtguthaben-System wurde nicht auf theoretischer Basis am Reißbrett entworfen. Das System basiert auf der jahrelangen, praktischen Erfahrung mit erfolgreichen Gutscheinmodellen, die eine Kommune und eine Werbegemeinschaft mit uns geteilt haben. Darauf aufbauend haben wir eine Software entwickelt, die sich eng an den konkreten Herausforderungen der lokalen Gutscheinbetreiber orientiert und gleichermaßen die Anforderungen der wichtigsten Beteiligten, also der Akzeptanzstellen, Nutzer und Arbeitgeber berücksichtigt.
Daher ist der formale Betreiber des Gutscheins im Stadtguthaben-Modell immer der lokale Herausgeber und nicht wir. Die offenen Guthabenbeträge verbleiben ausschließlich auf dem Konto des lokalen Betreibers und nicht bei uns. Alle Beteiligten können kostenlos, d.h. ohne fixe Gebühren oder die Anschaffung zusätzlicher Geräte starten. Zudem bietet das Stadtguthaben-System ein integriertes Arbeitgeberportal, das in Sachen Professionalität im Umfeld lokaler Gutscheinmodelle seinesgleichen sucht.
Melden Sie sich gerne ganz unverbindlich bei uns und wir zeigen Ihnen, was das Stadtguthaben-System für Sie leisten kann.
Lokale Geschenkgutscheine sind eine tolle Methode lokaler Wirtschaftsförderung. Doch es gibt auch wichtige wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch über lokale Geschenkgutscheine wissen müssen.
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Der digitale Stadtgutschein von Stadtguthaben bindet wichtige Kaufkraft in der Stadt und stärkt den stationären Einzelhandel, die Gastronomie und alle weiteren lokalen Dienstleister. Wir unterstützen Sie und machen Ihren lokalen Geschenkgutschein zukunftsfähig.