Digitale Stadtgutscheine

So finden Sie das passende System

Entscheidungshilfe für digitale Stadtgutscheine

Einleitung

Lokal begrenzte Guthabenkarten erfreuen sich unter der Bezeichnung als „Stadtgutschein“ oder „City-Card“ bekanntermaßen großer Beliebtheit. Über 60% der Städte in Deutschland haben ein solches Modell zur Kaufkraftbindung bereits heute im Einsatz. Zumeist erfolgt die Abwicklung aktuell „analog“, d.h. die Verwaltungs-und Abrechnungsschritte sind größtenteils manuell. Mit zunehmendem Erfolg steigt der Aufwand stark an und die Fehleranfälligkeit nimmt zu. Einige Städte verzichten wegen dieses Aufwandes sogar ganz auf dieses effektive Stadtmarketinginstrument.

Dabei können die Herausforderungen mit Hilfe der Digitalisierung der Gutscheinabwicklung (Achtung: nicht Digitalisierung des Gutscheins!) einfach und effizient bewältigt werden. Darauf haben wir uns von Stadtguthaben spezialisiert. Leider hat dieser Trend dazu geführt, dass auch zahlreiche Gutscheinsysteme angeboten werden, die in Sachen Funktionalität, Sicherheit und auch Seriosität der Anbieter mangelhaft sind.

Wie können Sie als aktueller oder künftiger Herausgeber eines lokalen Gutscheins die Qualität und Seriosität der Software-Angebote bewerten und sich für den passenden Anbieter entscheiden? Zu diesem Zweck haben wir Ihnen im Folgenden eine „Entscheidungshilfe“ mit den wichtigsten Kriterien zusammengestellt und am Ende in einer Checkliste zusammengeführt. Wir hoffen, dass Sie mit Hilfe der Auswahlkriterien die für Sie und Ihre Stadt richtige Entscheidung treffen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Betreibermodell

Eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl des Gutscheinsystems ist die Frage nach dem Betreibermodell. Dahinter steckt die Frage, wer juristischer Herausgeber des Gutscheins ist. Wer hat die Vertragsbeziehung mit den Teilnehmern? Wer ist Inhaber des Gutscheinkontos und wer hat darauf Zugriff? Und auch: wem steht das nicht eingelöste Guthaben zu?

Einige Anbieter von Stadtgutscheinsystemen versuchen diese Betreiberrolle selbst übernehmen. Sie schließen die formale Vereinbarung mit den Akzeptanzstellen und wickeln auch die Geldflüsse über eigene (Treuhand-) Konten ab. Als Begründung wird oft angeführt, dass nur dadurch eine automatische Verwaltung und zeitnahe Abrechnung erfolgen kann und Sie als Stadt oder Verein keinen Aufwand mit der Abrechnung haben.

Achtung: Lassen Sie sich unter keinen Umständen die formale Herausgeberschaft des Gutscheins abnehmen! Sie sollten die Vertragsbeziehung zu den Akzeptanzstellen und auch den alleinigen Zugriff auf das Gutscheinkonto haben (also Ihr eigenes Konto und kein (Treuhand-) Konto eines Dritten). Es kommen regelmäßig Diskussionen auf, ob es sich regulatorisch und steuerrechtlich tatsächlich um einen lokalen Stadtgutschein handelt, wenn der juristische Herausgeber ein externes, nicht ortansässiges Unternehmen ist. Wir empfehlen daher dringend, ausschließlich solche Systeme in Betracht zu ziehen, bei denen Sie juristischer Herausgeber bleiben.

2. Die wichtigsten Funktionen

2.1 für Betreiber

Als juristischer Herausgeber des Gutscheins haben Sie besondere Ansprüche an Transparenz, Zahlungs- und Betrugssicherheit. Die Hoheit über das Gutscheinkonto und über die Geldflüsse zu behalten ist besonders wichtig. Achten Sie auf folgende Funktionen:

  • Zahlungsabwicklung über Ihr Bankkonto: Alle Zahlungen (Überweisungen an Akzeptanzstellen, Lastschriften gegenüber Verkaufsstellen und Arbeitgeber) sollten automatisiert und ausschließlich über Ihr Bankkonto als Betreiber ausgeführt werden (mittels Zahlungsdateien für das Online-Banking).
  • Automatische Rechnungsstellung: Die monatlichen Abrechnungen sollten automatisch an alle Teilnehmer versendet werden.
  • Vollständige Transparenz: Sie sollten jederzeitigen Zugriff auf alle Daten und Transaktionen in Ihrem Netzwerk haben.
  • Gutscheinverkauf: Flexible Gestaltungsmöglichkeit, welche und wie viele Akzeptanzstellen zugleich Verkaufsstellen sind.
  • Betrugssicherheit: Achten Sie darauf, dass nur festgelegte Trägermedien (Karte, PDF, etc.) akzeptiert werden. Seien Sie besonders kritisch bei Messengerdiensten (z.B. WhatsApp-Versand), da dieser Kanal besonderes Betrugspotenzial eröffnet.
  • Onboard-Arbeitgeberportal: Das System sollte unbedingt ein eigenes, integriertes Arbeitgeberportal beinhalten, so dass Sie als Betreiber eigenständig Arbeitgebergutscheine („steuerfreier Sachbezug“) verwalten und abrechnen können (nicht über Drittsysteme).

2.2 für Akzeptanzstellen

Die Akzeptanzstellen sind diejenigen, die tagtäglich mit dem Stadtgutschein in Berührung kommen. Für diese handelt es sich kaufmännisch um eine Zahlart, die im Tagesgeschäft schnell und einfach nutzbar sein muss. Wichtig sind daher:

  • Einfache Bedienbarkeit: Die digitale Gutscheinannahme muss für jedermann einfach zu bedienen sein –auch für diejenigen, die noch nicht so „digital“ sind. Klare Nutzerführung und übersichtliche Displays sind entscheidend.
  • Keine zusätzlichen Geräte: Akzeptanzstellen müssen ohne Anschaffung und/oder Miete zusätzlicher Lesegeräte teilnehmen können. Die Gutscheinannahme sollte über die bestehende technische Infrastruktur (Smartphone, Tablet, Laptop, PC oder PC-Kasse) erfolgen, so dass jede Akzeptanzstelle kostenlos teilnehmen kann.
  • Automatische Abrechnung: Die zustehenden Gutscheinbeträge sollten den Akzeptanzstellen automatisch ausgezahlt werden.
  • Jederzeitige Transparenz: Jede Akzeptanzstelle sollte die Möglichkeit haben, die eigenen Transaktionen und Abrechnungen jederzeit einsehen und exportieren zu können.
  • Schnittstellen (Kassenintegration): Das System sollte für interessierte Akzeptanzstellen eine Schnittstelle zur Integration in bestehende Kassensysteme bereitstellen.
  • GoBD-und DSGVO-konform.

2.3 für Endkunden

Auch und gerade für die Endkunden sollte das Modell einfach und komfortabel zu nutzen sein. Ein lokales Gutscheinmodell wird zwar zum Wohle der lokalen Akzeptanzstellen initiiert und betrieben, aber es muss immer zuerst an den Bedürfnissen der potenziellen Nutzer orientiert sein. Wichtige Kriterien sind daher:

  • Teileinlösung: Die wichtigste Funktion ist die Möglichkeit der Cent-genauen Teileinlösung. Mit der lokalen Guthabenkarte sollte die Zahlung für tägliche Kleinbeträge genauso möglich sein wie ein Ansparen auf eine größere Anschaffung.
  • Beliebige Werte: Beim Kauf eines Gutscheins sollte der Nutzer einen beliebigen Aufladebetrag wählen können, egal ob der Gutschein im Geschäft oder online gekauft wird
  • Handliches Format: Bleiben Sie bei Standardformaten. Ideal und am weitesten verbreitet ist das Scheckkarten-Format.
  • Offline-und Online-Verkauf: Neben dem klassischen Verkauf über definierte Ausgabestellen in der Stadt sollte es die Möglichkeit des Online-Verkaufs geben. Selbst wenn Sie dies nicht sofort nutzen möchten, sollte die technische Voraussetzung gegeben sein.

Übrigens: Ca. 96% aller Stadtgutscheine werden offline verkauft bzw. automatisch durch den Arbeitgeber aufgeladen. Der Onlineverkauf ist also für den wirtschaftlichen Erfolg eines lokalen Gutscheinmodells nicht ausschlaggebend. Dennoch rundet dies das Angebot oft sinnvoll ab und bietet dem Nutzer erlebbare „Digitalisierung“. Seien Sie kritisch gegenüber Anbietern, die den Onlinekanal als wichtigsten Kanal in den Vordergrund stellen.

2.4 für Arbeitgeber

Lokale Arbeitgeber haben ein hohes Interesse an einem attraktiven Standort und sind in den meisten Fällen bereit, daran aktiv mitzuwirken. Bei „analogen“ Gutscheinmodellen nutzen Arbeitgeber diese daher schon heute oft als einmaliges Geschenk an die Mitarbeiter/innen (z.B. zu Weihnachten). Durch die digitale Abwicklung können lokale Arbeitgeber die Gutscheine aber auch als regelmäßigen steuerfreien Sachbezug einsetzen, ohne dass für sie ein Mehraufwand entsteht. Entsprechend wichtig ist es, dass das System professionelle und effiziente Prozesse für Arbeitgeber bietet:

  • Direkter Portalzugang: Das System muss ein eigenes Arbeitgeberportal anbieten. Der Arbeitgeber kann sich einloggen, die begünstigten Mitarbeiter verwalten, seine Transaktionen einsehen und Abrechnungen exportieren.
  • Flexibilität: Arbeitgeber sollten selbst die Möglichkeit haben, den Rhythmus der Zahlungen flexibel zu bestimmen. Das können regelmäßige, monatliche Aufladung oder auch vereinzelte, individuell ausgelöste Kartenaufladungen sein.
  • Steuerrechtliche Sicherheit: Die steuerrechtliche Verantwortung liegt zwar beim Arbeitgeber, dennoch möchten Sie ein System anbieten, das die Kriterien erfüllt. Das wichtigste Kriterium ist dabei, dass in einem Kalendermonat auf keinen Fall mehr als 44 EUR ausgezahlt werden. Achten Sie bei der Systemauswahl darauf, dass Sie das als Betreiber jederzeit nachvollziehen können.

Achtung: Seit dem 01.01.2020 gilt eine neue Definition für steuerfreie Sachbezüge. Lokale Stadtgutscheine sind in dem Zusammenhang explizit als gültiger Sachbezug bestätigt worden (unter der Bezeichnung „City-Cards“). Die Definition ist an das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) angelehnt. Demnach ist es für den Moment weiterhin unerheblich, ob der juristische Herausgeber des Stadtgutscheins ebenfalls eine lokale Organisation ist. Da dieser Sachverhalt jedoch regelmäßig in die Diskussion gebracht wird, sollten Sie sich diesem Risiko gar nicht erst aussetzen.

3. Der Software-Anbieter

Digitale Stadtgutscheine sind ein Trend-Thema, wenn es um die Digitalisierung eines bestehenden „analogen“ Stadtgutscheins oder um eine Neueinführung geht. Dabei versuchen neuerdings vermehrt Anbieter von diesem Trend profitieren, die teils nur sehr rudimentäre Systeme als anbieten. Für Laien ist eine Beurteilung oft nicht leicht, aber zwei sehr grundsätzliche Anhaltspunkte helfen bei der Beurteilung:

  • Spezialisierung: Je stärker ein Anbieter sich auf Software für lokale Gutscheinsysteme spezialisiert, desto wahrscheinlicher bietet das System die marktüblichen Funktionalitäten und wird zudem kontinuierlich weiterentwickelt. Gerade die Weiterentwicklung ist im Software-Umfeld essenziell.
  • Erfahrung & Referenzen: Ein grundsätzliches Kriterium ist die Erfahrung des Anbieters aus vorherigen Systemeinführungen und -umstellungen. Das gilt für die technische Seite, aber auch für die Projekt-und Kommunikationsplanung. Je mehr Erfahrung ein Anbieter hat, desto besser gelingen Info-Veranstaltung oder Händlerschulungen. Lassen Sie sich Referenzen nennen. Schauen Sie auf die Anzahl der Referenzen, aber auch auf die Breite der Erfahrung. Sind große und kleine Städte dabei? Wurden Systeme neu eingeführt und auch bestehende Systeme digitalisiert? Wenn ein Anbieter alle Varianten abdeckt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es sich um ein spezialisiertes, flexibles System handelt, das auch zu Ihren Anforderungen passt.

Wichtig: Machen Sie sich ein Bild davon, was der Anbieter als Kerngeschäft betreibt. Oft handelt es sich um Webdesign- oder Werbeagenturen, Betreiber von Online-Marktplätzen oder von Smart-City-Software. Zwar verfügen die Angebote über ein rudimentäres Stadtgutscheinsystem, allerdings wird der Trend im Kern genutzt, um darüber den Kontakt zu Städten herzustellen. Wählen Sie einen Anbieter, der sich möglichst vollständig auf Stadtgutscheinsysteme spezialisiert hat.

4. Technik & Sicherheit

Die grundsätzliche Technologie und gleichzeitig die Sicherheit des Systems hängen meist eng zusammen. Als Laie ist es jedoch nicht immer leicht, eine fundierte Beurteilung vorzunehmen. Versuchen Sie daher, sich einen guten Eindruck über folgende Kriterien zu verschaffen.

  • Technik: Ein Anhaltspunkt, um sich der technologischen Qualität zu nähern, ist beispielsweise die Schnittstellenfähigkeit des Systems. Lassen Sie sich erläutern, welche Schnittstellen die Software anbietet (z.B. Kassenschnittstelle, Einbindung einer Guthabenabfrage in Ihre Webseite, Integrationsmöglichkeit in externe Apps, etc.). Schauen Sie sich auch nicht nur die sogenannten Frontend-Applikationen (App, Webseite) an, sondern lassen Sie sich ausführlich das „Backend“, also das eigentliche System mit dem Sie später steuern, vorführen.
  • Sicherheit: Bei Software-Systemen gibt es eine technologische und eine prozessuale Sicherheitsdimension. Technologisch sind die meisten Gutscheinsysteme für ihren jeweiligen Zweck ausreichend zugangsbeschränkt und Übertragungen verschlüsselt. Achten Sie daher vor allem auch auf den Umgang mit Sicherheitsrisiken. Bietet der Dienstleister beispielsweise den sehr riskanten Direktversand per Messenger (z.B. WhatsApp) an? Kann das Guthaben online ohne weitere Sicherheitsmerkmale (z.B. eine PIN gegen Hacker/Robots) abgefragt werden? Diese und ähnliche Fragestellungen geben Ihnen einen Eindruck über den grundsätzlichen Umgang mit Sicherheit und Risiken.

5. Kosten

Das Preismodell ist ein wichtiger Anhaltspunkt zur Beurteilung der Seriosität und Intention des Anbieters. Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen Anreiz hat, das Gutscheinsystem mit Ihnen weiterzuentwickeln, d.h. dass dieser am späteren Erfolg partizipiert und nicht vor allem vom Vertragsabschluss.

  • Implementierungskosten sind bei Software nicht unüblich, wenn Komponenten lokal installiert werden. Gutscheinsysteme sind jedoch sogenannte Cloud-Systeme, die über einen Browser oder Apps mit dem eigentlichen Software-System kommunizieren. Da hierbei keine Komponenten lokal installiert werden, lassen sich Implementierungskosten schwer rechtfertigen.
  • Laufende fixe Kosten („Lizenzgebühren“) sind ebenfalls grundsätzlich üblich. Allerdings gilt dies vor allem dann, wenn die Software selbst nicht das Erfolgskriterium ist (z.B. Software für Grafikdesign). Bei digitalen Gutscheinen hat die Software jedoch maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg des Gutscheinmodells. Daher sollten Anbieter sich auch am Erfolg messen lassen.
  • Erfolgsabhängige Zahlungen sind bei Gutscheinmodellen die fairste Vergütungsvariante. Ziel aller Beteiligten ist ein hoher Abverkauf von Gutscheinen, daher ist eine daran ausgerichtete Preisstruktur am ehrlichsten. Zugleich bietet das Modell hohe Sicherheit für den Betreiber, da nur dann Kosten anfallen, wenn Gutscheinumsatz erzielt wird.
  • Nicht eingelöstes Guthaben: Einige Anbieter verlangen einen Anteil des nicht eingelösten Guthabens (teils 25% - 50%). Dahinter steht das Kalkül, dass in der Zukunft liegende Zahlungen leichter mit Ihnen zu vereinbaren sind.

Achtung: Wenn Anteile am nicht eingelösten Guthaben beansprucht werden, ist dies als eher unseriös zu bewerten. Ein Anbieter sollte eine klare Preisstruktur haben und nicht mit Restwerten „zocken“. Zudem setzt das Modell grundlegend falsche Anreize. Der Anbieter hat in der Folge ein wirtschaftliches Interesse ein System anzubieten, bei dem möglichst wenige Gutscheine eingelöst werden.

6. Checkliste

  • Betreibermodell Sie als Stadt, Stadtmarketinggesellschaft oder lokaler Gewerbeverein sind der formale Herausgeber des Gutscheinmodells, schließen die Verträge mit den teilnehmenden Akzeptanzstellen und alle Geldflüsse im Zusammenhang mit dem Gutscheinmodell werden ausschließlich über Ihr Konto abgewickelt.
  • Funktionen (Betreiber) Das System bietet Ihnen eine hohe Automatisierung bei Zahlungsabwicklung und Rechnungstellung, ohne dass Sie den Einfluss verlieren. Sie haben zudem vollständige Transparenz über alle Netzwerkaktivitäten.
  • Funktionen (Akzeptanzstellen) Für teilnehmende Akzeptanzstellen ist das System einfach zu bedienen und die Teilnahme ohne Anschaffung zusätzlicher Geräte möglich. Auch die Akzeptanzstellen haben jederzeitige Transparenz über die eigenen Transaktionen und Statistiken und können wichtige Statistiken exportieren (Tagesberichte, Transaktionslisten, etc.).
  • Funktionen (Endkunden) Das System bietet für Endkunden "state of the art"-Funktionen wie das Aufladen beliebiger Werte, Cent-genaue Einlösung, Offline- und Online-Verkauf, digitale Guthabenabfrage, etc.
  • Funktionen (Arbeitgeber) Das System hat ein integriertes Portal mit direktem Zugang für lokale Arbeitgeber zur Mitarbeiterverwaltung und bietet automatische Rechnungstellung, Zahlungsabwicklung und Guthabenaufladung.
  • Software-Anbieter Der Anbieter ist ein Software-Unternehmen, ausschließlich auf lokale Guthabenkarten spezialisiert und verfügt über zahlreiche Referenzprojekt.
  • Technik & Sicherheit Das System verzichtet auf unsichere Features wie beliebige Gutscheinträger, direkten WhatsApp-Versand etc. und der Anbieter berät Sie proaktiv zu sicherheitskritischen Fragestellungen.
  • Kosten Das Preismodell ist ausschließlich am gemeinsamen Erfolg des lokalen Gutscheinmodells ausgerichtet, d.h. die Kosten sind am Gutscheinvolumen orientiert. Es werden keine pauschalen Implementierungs- oder Monatsgebühren verlangt und es wird vor allem nicht mit Restwerten des nicht einlösten Guthabens „gezockt“.

Das Stadtguthaben-System

Das Stadtguthaben-System wurde nicht auf theoretischer Basis am Reißbrett entworfen. Das System basiert auf der jahrelangen, praktischen Erfahrung mit erfolgreichen Gutscheinmodellen, die eine Kommune und eine Werbegemeinschaft mit uns geteilt haben. Darauf aufbauend haben wir eine Software entwickelt, die sich eng an den konkreten Herausforderungen der lokalen Gutscheinbetreiber orientiert und gleichermaßen die Anforderungen der wichtigsten Beteiligten, also der Akzeptanzstellen, Nutzer und Arbeitgeber berücksichtigt.

Daher ist der formale Betreiber des Gutscheins im Stadtguthaben-Modell immer der lokale Herausgeber und nicht wir. Die offenen Guthabenbeträge verbleiben ausschließlich auf dem Konto des lokalen Betreibers und nicht bei uns. Alle Beteiligten können kostenlos, d.h. ohne fixe Gebühren oder die Anschaffung zusätzlicher Geräte starten. Zudem bietet das Stadtguthaben-System ein integriertes Arbeitgeberportal, das in Sachen Professionalität im Umfeld lokaler Gutscheinmodelle seinesgleichen sucht.

Melden Sie sich gerne ganz unverbindlich bei uns und wir zeigen Ihnen, was das Stadtguthaben-System für Sie leisten kann.

Wissenswertes

Lokale Geschenkgutscheine sind eine tolle Methode lokaler Wirtschaftsförderung. Doch es gibt auch wichtige wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch über lokale Geschenkgutscheine wissen müssen.

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Digitaler Stadtgutschein

Der digitale Stadtgutschein von Stadtguthaben bindet wichtige Kaufkraft in der Stadt und stärkt den stationären Einzelhandel, die Gastronomie und alle weiteren lokalen Dienstleister. Wir unterstützen Sie und machen Ihren lokalen Geschenkgutschein zukunftsfähig.